○南和広域医療企業団文書取扱規程
令和2年4月1日
南和広域医療企業団管理規程第15号
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めるもののほか、南和広域医療企業団における文書の取扱いに関し必要な事項を定めることを目的とする。
(事務局総務企画課長の職責)
第2条 事務局総務企画課長(以下「総務企画課長」という。)は、各所属における文書の取扱いに関し必要な調査を行い、並びにその指導及び改善に努めなければならない。
(所属長の職責)
第3条 所属長は、常に当該所属における文書の正確かつ迅速な取扱いに留意し、その促進に努めなければならない。
(文書取扱主任)
第4条 文書事務を円滑適正に行うため、各所属に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、次に掲げる職務について指揮し、又は自ら事務を行う。
(1) 文書の収受及び発送に関すること
(2) 文書の処理の促進に関すること
(3) 文書の整理、保管、移し換え、引継ぎ、保存及び廃棄に関すること
(4) 文書事務の改善及び指導に関すること
(5) その他文書の取扱いについて、必要な事項に関すること
3 文書取扱主任は、所属長が指名する職員をもって充てる。ただし、各所属の事情により、所属長が文書取扱主任を兼ねても差し支えない。
(到達した文書の取扱い)
第5条 当企業団に到着した文書は各所属においてそれぞれ収受する。企業団事務局に到達した文書については、事務局総務企画課(以下「総務企画課」という。)が各所属に再配布する。
2 前項の規定により総務企画課が再配布する文書の取扱いは、次に定めるところによる。
(1) 文書は開封せずに各所属に配布する。ただし、配布先が明らかでない文書は、開封して配布先を確認した上、配布する。
(2) 親展文書、書留、配達証明、内容証明及び特別送達等の取扱いをされたもの並びに電報は開封しないで、直接名あて人に配付する。
3 料金の未納又は不足の文書については、受領しない。ただし、必要と認めるものに限り、その料金を支払い、受け取ることができる。
4 2以上の所属に関連のある文書は、最も関係のあると認められる所属に配付するものとする。
(収受日付印の押印)
第6条 各所属で受領した文書は、直ちに内容を確認し、収受の必要のある文書については、文書の余白に収受日付印(様式第1号)を押印しなければならない。
2 通信回線により配付された文書、刊行物、ポスター、あいさつ状その他これらに類する文書については、収受日付印の押印を省略することができる。
(文書整理簿への記入)
第7条 通達、照会等の文書で通知、回答等を要するもの、その他文書の内容が重要なものについては、文書整理簿(様式第2号)に当該文書の件名、発信者名、収受日、必要事項等を記入しなければならない。
2 単なる資料、ポスター等軽易な文書については、文書整理簿への記載を省略することができる。
3 文書分類表への登録により、文書整理簿への記入に代えて、申請、届出等の件名ごとに受付簿、受付台帳等を作成することができる。
(文書処理)
第8条 所属長は、文書の配付を受けたときには、文書整理簿に登載させた上、遅滞なくこれを査閲し、自ら処理するものを除くほか、処理の方針を示してこれを所属員に配付しなければならない。
2 文書の処理は、速やかにこれを行わなければならない。期限のあるものでその期限内にこれを処理することができないときは、あらかじめ、期限を予定して上司の承認を受けなければならない。
(起案)
第9条 新しい事件又は重要と認められる事件の起案については、起案用紙(様式第3号)を用いて起案しなければならない。
3 前2項の規定にかかわらず、定例の事件については、一定の簿冊をもって回議することができる。
(機密を要する回議)
第10条 回議中に機密を要するものは、供覧を省き、決裁者に直接決裁を受けなければならない。
(合議)
第11条 合議については、南和広域医療企業団事務決裁規程(平成28年南和広域医療企業団管理規程第25号)(以下「事務決裁規程」という。)第4条の規定による。
(未決文書)
第12条 処理未済の文書のうち重要なものについては、起案者が不在の場合においても、処理経過が他の者に分かるようにしておかなければならない。
(法令審査)
第13条 条例、規則等の制定又は改廃を行う場合においては、関係各所属の合議を経て、総務企画課において審査を受けなければならない。
(廃案文書)
第14条 廃案文書は、欄外に廃案と朱書きしなければならない。
(決裁文書)
第15条 企業長又は副企業長の決裁を要する紙文書が決裁になったとき(他の執行機関と合議を要するものについては、合議を終えたとき)は、速やかにこれを主務所属に返付しなければならない。
(発送)
第16条 発送文書又は物品(以下この条において「文書等」という。)は、次に定めるところにより発送しなければならない。
(1) 文書等の郵送及び通信回線による文書等の送信(以下次項において「文書等の郵送」という。)は、主管所属において行うものとする。
(2) 主管所属は、文書等の郵送を行うときには、即日これを発送しなければならない。ただし、事務の都合上急を要しないものは、翌日発送することができる。
(令達件名簿)
第17条 条例若しくは規則を公布し、又は告示を発するときは、総務企画課において令達件名簿(様式第5号)に所要事項を記載しなければならない。この場合において、令達件名簿は、条例、規則及び告示の各区分ごとに整理するものとする。
(令達番号及び文書番号)
第18条 公文には、次に定めるところにより、令達番号又は文書番号を付さなければならない。
(1) 条例、規則及び告示には、企業団名を冠し、総務企画課において各その区分に従い、前条の令達件名簿の番号を付す。
(2) 訓令及び往復文書には、企業団名及び所属(必要ある場合は、係)の首字一字を冠し、文書整理簿に番号を付し、その事件完結に至るまで、往復数次にわたる同一番号を用いる。
(公文例)
第19条 令達の種類等公文の例式は、南和広域医療企業団公文例規程(令和2年南和広域医療企業団管理規程第16号)の定めるところによる。
(記名及び押印)
第20条 公文の記名は、企業団名又は企業長名を用い、企業団内に対するものを除き、所属長名を用いてはならない。ただし、事務決裁規程第6条に規定する専決事項については、この限りでない。
2 外部に発する公文には、その記名に従い当該公印を押さなければならない。この場合において、公印使用者は、公印管理者の承認を受け、公印使用簿(様式第6号)に登載のうえ、公印管理者の承認を受けなければならない。
3 前項の規定にかかわらず、印刷若しくは謄写刷りの文書又は軽易若しくは定例的な文書は、特に必要があるものを除くほか、公印等の押印を省略することができる。
4 証明のために公印を使用する場合は、第2項後段の規定にかかわらず、証明簿により管理者の承認を受けて押印することができる。
5 公印の印影の印刷又は拡大及び縮小して印刷することについては、南和広域医療企業団公印規則(平成24年南和広域医療組合規則第4号)第8条の規定による。
6 電子公印については、南和広域医療企業団公印規則(平成24年2月1日南和広域医療組合規則第4号)第9条による。
(公印の種類及び管理)
第21条 公印の種類及び管理については、南和広域医療企業団公印規則(平成24年2月1日南和広域医療組合規則第4号)による。
(常用文書)
第22条 所属長は、年度が更新されても使用頻度が高い文書等を常用文書として指定することができる。
2 常用文書に指定することができる文書は、次に掲げるものとする。
(1) 未完結文書が含まれる文書
(2) 台帳、名簿等の使用頻度の高い文書
(文書の整理)
第23条 文書の整理は、ファイルにより行う。
2 厚さが1.5センチメートル以上の簿冊には、背表紙及び表紙に次に掲げる事項を記入したタイトル(様式第7号)を貼付する。
(1) 作成年度
(2) 簿冊名
(3) 文書分類番号
(4) 保存年限
(5) 保存年限満了年
5 サブタイトルについては、日常の事務を行う上で、取り扱いやすい任意のタイトルを記載することができる。
(目次の添付)
第24条 簿冊には、綴じ込まれている文書の正確な把握に資するため、原則として10年保存以上の簿冊の最初のページに目次(様式第9号)を添付する。
2 簿冊の大きさ、形状等によりこの目次を当該簿冊に綴ることができない場合は、文書取扱主任が一括して保管するものとする。
3 目次には、簿冊に新たな文書が綴られるごとに番号及び文書名を順次記入する。
4 文書取扱主任は、総務企画課の指示のあった場合、目次の写しを総務企画課へ提出しなければならない。
(簿冊の編さん)
第25条 文書は、処理、施行が満了する等、完結した時、直ちに簿冊に綴り込みしなくてはならない。
2 事件が2年以上にわたる文書については、完結した年又は年度に帰する文書として編さんする。
3 長期保存の必要のある簿冊については、厚さが10センチメートル程度を基準とし、厚さが相当以上になる場合は、分冊し、分冊番号を記載するものとする。
4 文書に添付された図面、資料等で当該簿冊に編さんすることが困難なものは、箱、袋等に入れ、又は結束することにより別に整理し、関係簿冊にはその旨記載するものとする。
(文書の保管)
第26条 文書の保管は、各所属の文書取扱主任のもとで行うものとする。
2 保管は、次に掲げる方法により行うものとする。
(1) 担当者は、毎年、総務企画課の指定する時期に、引継ぎを行わない簿冊すべてについて、保管簿冊通知書(様式第10号)を作成し、各課等の文書取扱主任に提出する。
(2) 各所属の文書取扱主任は、各担当者から出た保管簿冊通知書と簿冊を対照したうえで、保存年限基準ごとに区分けした保管簿冊通知書を総務企画課へ提出する。
(3) 総務企画課は、保管簿冊通知書に受領印を押印し、原本(保管簿冊目録)を保管し、その写しを各所属内の文書取扱主任に交付する。
(4) 文書取扱主任は、保管簿冊目録の写しを保管する。
3 保管の期間は、原則として保存年限起算日より1年間とし、各所属において決められた定めに基づき保管、閲覧の管理を行う。ただし、常用文書については、保管期間を延長することができる。
(文書の引継ぎ)
第27条 各所属は、11年以上保存簿冊について、毎年総務企画課が指定する文書整理期間内に総務企画課へ移管し、保存書庫に収納する。
2 簿冊の引継ぎ作業は、次に定めるところにより行うものとする。
(1) 各所属担当者は、総務企画課の指定する時期に、引継ぎの対象となる11年以上保存文書を集め、保存簿冊引継書(様式第11号)を作成し、保存簿冊引継書とそこに記載されている簿冊を各所属の文書取扱主任に提出する。
(2) 各所属の文書取扱主任は、保存簿冊引継書と簿冊を対照したうえで、総務企画課の指定する日に保存書庫に運び、総務企画課の指定する場所に収納する。
(3) 総務企画課は、保存簿冊引継書に受領印を押印し、原本(保存文書原簿)を保管し、その写しを各所属の文書取扱主任に交付する。
(4) 文書取扱主任は、保存文書原簿の写しを保管する。
(文書の移し換え)
第28条 各所属は、1年間の保管期間の経過した簿冊のうち、保存年限が満了していない簿冊について毎年文書整理期間内に移し換え作業を行うものとする。
2 移し換えは、次に掲げる方法により行うものとする。
(1) 総務企画課長は、毎年、管理している保管簿冊目録から保存簿冊指示書(様式第12号)を作成し、各所属の文書取扱主任に提出する。
(2) 各所属の文書取扱主任は、保存簿冊引継書と簿冊を対照したうえで、総務企画課の指定する日に保存書庫に運び、総務企画課の指定する場所に簿冊を収納する。
(3) 各所属の文書取扱主任は、保存簿冊指示書に必要事項を記入し、総務企画課長に提出する。
(4) 総務企画課長は、各所属から提出された保存簿冊指示書をもとに各所属の保存書庫へ移し換えされた簿冊の確認を行った上で、保存簿冊指示書に受領印を押印し、原本を保存簿冊目録として管理し、その写しを各所属の文書取扱主任に交付する。
(5) 文書取扱主任は、原本の写しを保管する
3 保存期間が1年を経過していない簿冊であっても、業務に支障のないものについては、移し換えを行うことができる。
(文書保存年限)
第29条 文書の保存年限は、特に定めのあるものを除き、次の5種とする。
(1) 第1種(11年以上保存)
(2) 第2種(10年保存)
(3) 第3種(5年保存)
(4) 第4種(3年保存)
(5) 第5種(1年保存)
3 文書の保存年限は、当該文書が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。
(文書分類表)
第30条 文書は、系統的に秩序立てて保管及び保存を行い、文書の探し出しの効率化を図るために別に定める文書分類表にしたがって分類することとする。
2 各所属は、次に掲げる事由が生じた場合には、速やかに文書分類表の文書名の新たな登録や変更を検討し、文書分類表変更届(様式第13号)を総務企画課に提出しなければならない。
(1) 新たな事業等が起きたことにより、既存の文書分類表の小分類項目にないタイトルが必要な場合
(2) 文書の移し換えや廃棄の際に、文書の保存年限等を見直した場合
3 総務企画課は、前項に規定する文書分類表変更届に基づき変更内容を確認のうえ、速やかに文書分類表を変更し、各所属に提示しなければならない。
(分類項目の変更)
第31条 各所属は、次に掲げる事由が生じた場合には、大分類項目及び中分類項目の変更を検討し、総務企画課と調整を行わなければならない。
(1) 新しい事務分掌が設けられること等により既存の分類項目では文書の分類が困難な場合
(2) 各分類項目における文書量が多くなり、文書の検索に不都合が生じた場合
第6章 文書の保存及び廃棄
(1) 11年以上保存文書 総務企画課
(2) 前号に掲げる文書以外の文書 各所属
(保存書庫の管理)
第33条 11年以上保存文書に係る保存書庫の管理は、総務企画課において行うものとする。
2 総務企画課は、保存書庫の管理について次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書分類の区分により文書を配置すること。
(2) 各所属において文書の保存のために書庫を必要とする場合の書庫の割り振りに関すること。
(3) 11年以上保存文書に係る保存書庫の保守、点検等に関すること。
3 各所属に割り当てられた保存書庫は、各主務所属が管理する。
4 各所属は、保存書庫の管理について次に掲げる事務を処理する。
(1) 保存文書を配置すること。
(2) 保存書庫の保守、点検等に関すること。
(保存書庫の利用)
第34条 11年以上保存文書に係る保存書庫において保存されている文書を利用する場合は、総務企画課の許可を得て、保存書庫に入り、文書の探し出し、閲覧をする。
2 11年以上保存文書を保存書庫から持ち出す場合は、期間は原則として1週間以内とし、総務企画課の確認を受け、文書を元の位置に収納する。
3 各所属の保存書庫で管理されている保存文書を利用する場合は、各所属の定めるところにより閲覧等を行う。
(廃棄)
第35条 保存年限満了文書の廃棄は、毎年総務企画課が指定する文書整理期間中に各所属において、文書取扱主任のもとに行う。
2 文書の廃棄は、次に掲げる方法により行うものとする。
(1) 担当者及び文書取扱主任は、保存期間が満了した文書で廃棄するものを取りまとめ、簿冊廃棄依頼書(様式第14号)を総務企画課に提出する。
(2) 担当者及び文書取扱主任は、廃棄対象文書を総務企画課の指定した日に指定した場所に運ぶ。
(3) 総務企画課長は、各所属から運ばれてきた簿冊と簿冊廃棄依頼書を照合した後、受領印を押印し、原本を廃棄簿冊目録として管理する。
(4) 総務企画課長は、廃棄簿冊目録の写しを各所属の文書取扱主任に交付する。
3 廃棄の必要性が確認された簿冊については、業者委託等適切な方法で処分するものとする。
附則
この規程は、令和2年4月1日から施行する。
別表(第29条関係)
保存年限 | 属する文書の種類 |
第1種 (11年以上) | 1 条例、規則、告示、規程(訓令)、要綱、内規に関するもの 2 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通牒及び往復文書で11年以上保存の必要があるもの 3 企業団史の資料となるもの 4 契約、協定、認可又は許可に関する特に重要なもの 5 異議の申立、訴願、訴訟及び和解に関する重要なもの 6 褒賞、儀式、表彰に関する重要なもの 7 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの 8 事務引継に関する特に重要なもの 9 任免、服務、賞罰、身分等の人事に関する書類で重要なもの 10 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの 11 財産の取得、公の施設及び企業債に関する重要なもの 12 寄付受納に関する重要なもの 13 診療報酬・保険に関する特に重要なもの 14 退職金及び遺族年金並びに扶助料に関するもの 15 原簿、台帳で特に重要なもの 16 議会に関する重要なもの 17 計画及び施策に関する重要なもの 18 工事に関する特に重要なもの 19 法令に基づく各種台帳 20 その他11年以上保存の必要を認められるもの |
第2種 (10年保存) | 1 告示、訓令、要綱、内規に関するもので11年以上保存の必要がないもの 2 国又は県の訓令、指令、例規で11年以上保存の必要がないもの 3 契約、協定、認可又は許可に関する重要なもの 4 異議の申立、訴願、訴訟及び和解に関するもの 5 褒賞、儀式、表彰に関するもの 6 調査、統計、報告、証明等で重要なもの 7 事務引継に関する重要なもの 8 給与、服務賞罰等の人事に関する書類で重要なもの 9 予算、決算及び出納に関する重要なもの 10 財産の取得、公の施設及び企業債に関するもの 11 寄付受納に関するもの 12 原簿、台帳で重要なもの 13 官報、県広報等で重要なもの 14 議会に関するもの 15 計画及び施策に関するもの 16 工事に関する重要なもの 17 診療報酬・保険に関する重要なもの 18 補助金に関する重要なもの 19 その他10年保存の必要を認められるもの |
第3種 (5年保存) | 1 契約、認可又は許可に関するもの 2 調査、統計、報告、証明等に関するもの 3 事務引継に関するもの 4 給与、服務賞罰等の人事に関するもの 5 予算、決算及び出納に関するもの 6 診療報酬・保険に関するもの 7 原簿、台帳 8 広報に関するもの 9 工事に関するもの 10 補助金に関するもの 11 その他5年保存の必要を認められるもの |
第4種 (3年保存) | 1 調査、統計、報告、証明等に関する軽易なもの 2 予算、決算及び出納に関する軽易なもの 3 照会、回答その他往復文書に関するもの 4 出勤、遅刻、早退、休暇、出張等の届けに関するもの 5 身分、住所等の届けに関するもの 6 消耗品及び材料に関する文書 7 その他3年保存の必要を認められるもの |
第5種 (1年保存) | 第1種から第4種以外のものでおおむね次に掲げるもの 1 文書の収受、発送、処置に関するもの 2 日誌、調査、報告、通知等で特に軽易なもの 3 軽易な照会、回答、その他の文書 4 処理を終わった一時限りの願、届け及びこれに関するもの 5 消耗品受け払いに関する特に軽易なもの 6 その他1年保存の必要を認められるもの |
